Ablauf
Sechs Schritte bis zum neuen Mailserver
Die Dauer hängt von der Zahl der Postfächer und der Datenmenge ab. Den genauen Zeitplan legen wir im ersten Gespräch fest.
Gespräch und Bestandsaufnahme
Wir klären, wie viele Postfächer, Teampostfächer, Verteiler und Domains Sie haben und welche Geräte im Einsatz sind.
Wer: Sie und wir, etwa eine StundeTestpostfach
Sie bekommen ein Postfach auf Mailoplex und verbinden es mit Ihrem Outlook und Ihrem Handy. Erst wenn alles passt, geht es weiter.
Wer: SiePostfächer anlegen
Wir legen alle Benutzer, Teampostfächer und Verteiler an und tragen die Rechte ein.
Wer: WirDaten übernehmen
E-Mails, Ordner, Kalender und Kontakte werden aus Exchange oder Microsoft 365 kopiert. Ihr altes System läuft dabei normal weiter.
Wer: WirDNS umstellen
Zu einem vereinbarten Zeitpunkt, meist am Abend oder Wochenende, werden die DNS-Einträge geändert. Ab dann kommen neue Mails bei Mailoplex an.
Wer: Wir, oder Sie mit unserer AnleitungGeräte einrichten und abschließen
Outlook und Smartphones werden auf Mailoplex umgestellt. Mails, die während der Umstellung noch beim alten System ankamen, holen wir nach.
Wer: Sie und wirDaten
Was wir übernehmen
E-Mails und Ordner
Alle Mails mit Anhängen, in derselben Ordnerstruktur, mit Gelesen-Status.
Kalender
Termine, Serientermine und Besprechungen samt Teilnehmern.
Kontakte
Persönliche Kontakte und Kontaktlisten.
Teampostfächer und Rechte
Wir legen sie nach Ihrer Liste an und vergeben die Rechte neu.
Verteiler und Aliase
Weitere Adressen wie rechnung@ oder vertrieb@ richten wir mit ein.
Regeln und Signaturen
Serverseitige Regeln und Signaturen gehen wir mit Ihnen gemeinsam durch.
DNS
Diese Einträge braucht Ihre Domain
Die Einträge setzen Sie bei Ihrem Domain-Anbieter, zum Beispiel IONOS, Strato oder Hetzner. Gern übernehmen wir das für Sie. Die Verwaltung von Mailoplex prüft laufend, ob alle Einträge stimmen.
| Typ | Name | Wert | Pflicht | Wofür |
|---|---|---|---|---|
MX | @ | 10 mail.mailoplex.com | Pflicht | Empfang Ihrer E-Mails |
CNAME | autodiscover | mail.mailoplex.com | Pflicht | Automatische Einrichtung von Outlook |
TXT | @ | v=spf1 include:spf.mailoplex.com ~all | Pflicht | SPF: erlaubte Absenderserver |
TXT | orv1._domainkey | v=DKIM1; k=rsa; p=… (erhalten Sie von uns) | Pflicht | DKIM: Signaturschlüssel |
TXT | _dmarc | v=DMARC1; p=quarantine | Empfohlen | DMARC: Umgang mit Fälschungen |
SRV | _autodiscover._tcp | 0 0 443 mail.mailoplex.com | Empfohlen | Autodiscover über SRV |
Den DKIM-Schlüssel erzeugen wir für jede Domain einzeln. Sie erhalten ihn mit Ihrer Einrichtungsanleitung.
Vorbereitung
Was Sie bereithalten sollten
- Liste der Mitarbeitenden mit E-Mail-Adresse
- Teampostfächer und wer darauf zugreifen soll
- Zugang zur DNS-Verwaltung Ihrer Domain, oder den Namen Ihres Anbieters
- Administrator-Zugang zum bisherigen Exchange oder Microsoft 365
- Welche Geräte im Einsatz sind: Windows, Mac, iPhone, Android